Dicas para um evento corporativo de sucesso

A organização e o planejamento de um evento são fundamentais para o sucesso de uma empresa. No caso de eventos corporativos, podem ser ótimas oportunidades para uma aproximação com clientes, parceiros e fornecedores.
De acordo com Ronaldo Bias Ferreira, diretor da Agência Um, de São Paulo, as empresas estão percebendo a importância do marketing ao vivo para garantir resultados. E uma boa opção é o investimento na área de eventos.
Confira algumas dicas do especialista para um evento corporativo de sucesso:

• Budget (orçamento)
É muito importante o compromisso com os recursos disponíveis. Criatividade e boas parcerias ajudam a otimizar o investimento. Para maiores possibilidades, faça orçamentos com vários fornecedores e escolha o melhor custo/benefício para o seu evento.

• Planejamento
Escute as ideias do cliente, entenda o que ele deseja para a empresa e esteja em sintonia com o mercado. É importante ressaltar que o gosto pessoal pode não ser o mais atrativo para o evento. Procure ideias criativas e mantenha um diálogo com o cliente.

• Fornecedores
Antes de tudo, conheça bem os seus fornecedores. Afinal são eles quem vão ofertar a estrutura do evento. Tenha em mãos uma quantidade boa de fornecedores e consiga a opção mais rentável para ambos os lados. Serviços e produtos de qualidade devem ser requisitos para uma boa parceria.

• Documentação
Um evento corporativo exige um trabalho em equipe muito grande. São vários os profissionais e as empresas envolvidos, são vários os documentos e contratos que precisam ser levados em conta. Organize bem a papelada, garantindo assim os direitos e deveres de cada parte envolvida na produção.

• Sedução
Um evento não acontece sem a presença do público. E para atrair os convidados, uma boa ação de divulgação é fundamental. Faça uma estratégia de comunicação com pelo menos um mês de antecedência e procure ideias criativas para a ação.

• Interatividade
Inovação e tecnologia para atrair o público. Hotsite pré-evento, linhas 0800, e-mail marketing e redes sociais são ótimas opções para interagir com os convidados antes do evento.

• Materiais
A sustentabilidade deve estar sempre em pauta. Busque soluções que possam ser reaproveitadas em materiais gráficos, brindes e cenografias. O convidado pode notar qual a linha de pensamento da empresa a partir de uma ação simples e sustentável.

• Transporte
Procure se informar sobre a empresa responsável pelo transporte. Diante da correria das grandes cidades, é difícil prever o trânsito e a correria nas ruas no dia do evento. Uma empresa com boas ferramentas de telecomunicação pode garantir a eficiência dos serviços contratados.

• Montagem
Para garantir o sucesso do evento, faça um check list para não se esquecer de nenhum detalhe. É importante também acompanhar a entrega dos serviços e dos fornecedores para minimizar os erros. Além de toda a montagem, organize um pequeno ensaio, tanto artístico quanto técnico, com todos os profissionais envolvidos no evento.

• Evento
Antes do evento, reúna todo o staff, repasse todos os detalhes. É fundamental também estar sempre em contato com o cliente durante o evento. Pequenos detalhes podem comprometer o dia, portanto esteja sempre preparado para eventuais problemas. E sempre em sintonia com sua equipe.

• Pós-evento
Ao final do evento, quem disse que vem o descanso? Está na hora do retorno do cliente, relatórios e documentos vão aparecer a toda hora. A relação com cliente e fornecedores ainda se mantém, até o fim de todos os compromissos. Faça também um feedback com todos os envolvidos no processo, detalhando os erros e acertos para um próximo evento.

Fonte: Folha de São Paulo